Jenis-jenis
Bukti Transaksi
Bukti Transaksi
1. Pengertian transaksi dan administrasi transaksi
Transaksi adalah aktifitas perusahaan yang menimbulkan perubahan terhadap
posisi harta keuangan perusahaan, seperti menjual, membeli, membayar gaji,
serta membayar biaya-biaya lainnya.
Administrasi transaksi adalah kegiatan untuk mencatat perubahan-perubahan
posisi keuangan sebuah perusahaan yang dilakukan secara kronologis, dengan
metode tertentu sehingga hasil pencatatan dapat dikomunikasikan kepada pihak
lain
2. Jenis-Jenis transaksi
Transaksi yang terjadi sehari-hari di perusahaan
terbagi menjadi 2 jenis, yaitu :
a. Trasnsaksi
internal
Transaksi internal adalah transaksi yang terjadi
yang melibatkan hanya bagian-bagian yang ada di dalam perusahaan, lebih
menekankan perubahan posisi keuangan yang terjadi antar bagian yang ada dalam
perusahaan seperti memo dari pimpinan kepada seseorang yang ditunjuk, perubahan
nilai harta kekayaan karena penyusutan, pemakaian perlengkapan kantor.
b. Transaksi eksternal
Transaksi eksternal adalah transaksi yang
melibatakan pihak luar perusahaan, seperti transaksi pembelian, penjualan,
pembayaran hutang piutang.
Jenis-Jenis transaksi
Manfaat utama dari bukti bukti transaksi adalah menyediakan bukti tertulis atas
transaksi yang telah dilaksanakan, sekaligus untuk menghindari kemungkinan
terjadinya sengketa di masa mendatang.
Bukti transaksi jika dilihat dari asalnya dibedakan menjadi :
1) Bukti transaksi internal yaitu bukti pencatatan kejadian
di dalam perusahaan itu. Biasanya berupa memo dari pimpinan atau orang yang
ditunjuk.
2) Bukti transaksi eksternal yaitu bukti pencatatan transaksi
yang terjadi dengan pihak luar perusahaan. Bukti tersebut antara lain :
a. Faktur ( invoice )
Faktur adalah perhitungan penjualan barang yang dilakukan secara kredit, dibuat
oleh pihak penjual disampaikan kepada pihak pembeli. Biasanya dibuat rangkap 2,
yang asli diberikan kepada pihak pembeli sebgai bukti pencatatan pembelian
secara kredit sedangkan kopiannya dipegang oleh pihak penjual sebagai bukti
pencatatan penjualan secara kredit.
Informasi yang harus dimuat dalam faktur antara lain :
1. Nama dan alamat penjual
2. Nomor faktur
3. Nama dan alamat pembeli
4. Tanggal pemesanan
5. Tanggal pengiriman
6. Syarat pembayaran dan keterangan mengenai barang seperti
jenis barang, kuantitas, harga satuan, dan jumlah harga.
Bagi pihak pembeli faktur yang diterimanya merupakan faktur pembelian,
sedangkan bagi pihak penjual faktur yang dikirim kepada pihak pembeli merupakan
faktur penjualan.
b. Kuitansi ( official Receipt )
Kuitansi adalah bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaran sesuatu.
Kuitansi dibuat dan ditanda tangani oleh pihak yang menerima uang dan
diserahkan kepada pihak yang melakukan pembayaran. Kuitansi umumnya terdiri
dari dua bagian, bagian pertama diberikan kapada pihak pembayar sebagi bukti
pencatatan pengeluaran uang, sedangkan bagian yang tertinggal ( Sus/ bonggol
kuitansi ) untuk sementara bias dijadikan bukti pencatatan penerimaan uang.
Sebagai bukti penerimaan uang kuitansi harus dibubuhi materai. Hal ini
ditetapkan berdasarkan UU RI tentang Bea Materai. Untuk pembayaran dalam jumlah
nominal di atas Rp 1.000.000,- wajib dibubuhi materai Rp 3.000,-
Informasi yang termuat dalam kuitansi antara lain :
1. Nama yang menyerahkan uang
2. Jumlah uang yang dibayarkan
3. Tanggal penyerahan uang
4. Nama dan tanda tangan yang menerima uang
c. Nota debet ( Debit Memo )
Nota debit adalah pemberitahuan atau perhitungan yang dikirim suatu
perusahaan/badan usaha kepada pelanggannya, bahwa akunnya telah didebet dengan
jumlah tertentu. Penerina nota debet ini akan mencatat pada akun pihak pengirim
nota pada sisi kredit.
d. Nota kredit ( Credit Memo)
Nota kredit adalah pemberitahuan atau perhitunganyang dikirim suatu perusahaan
/badan usaha kepada pelanggannya, bahwa akunnya telah dikredit dengan jumlah
tertentu. Penerima nota kredit ini akan mencatat pada akun pihak-pihak pengirim
nota pada sisi debet.
e. Cek ( Cheque )
Cek adalah surat perintah tidak bersyarat kepada bank untuk membayar sejumlah
uang tertentu pada waktu surat tersebut diserahkan kepada bank, ditandatangani
oleh pihak yang menjadi nasabah suatu bank dan memiliki simpanan pada bank
tersebut dalam bentuk giro.
Lembaran cek terdiri dari dua bagian yaitu lembar utama diserahkan kepada pihak
lain sebagai alat pembayaran, dan struk atau bonggol cek untuk dijadikan bukti
tambahan transaksi yang disatukan dengan kuitansi bukti pembayaran.
f. Bilyet giro
Bilyet giro adalah surat perintah dari nasabah suatu bank kepada bank yang
bersangkutan untuk memindahbukukan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening
penerima yang namanya disebut dalam bilyet giro pada bank yang sama atau bank
yang lain. Penerima bilyet giro tidak bisa menukarkan dengan uang tunai kepada
bank yang bersangkutan, tetapi hanya dapat menyetorkan bilyet giro kepada bank
sebagai tambahan simpanan pada rekeningnya.
g. Rekening Koran
Rekening Koran adalah bukti mutasi kas di bank yang disusun oleh bank untuk
para nasabahnya, dan digunakan sebagai dasar penyesuaian pencatatan antara
saldo kas menurut perusahaan dan saldo kas menurut bank.
h. Bukti Setoran Bank
Setiap melakukan setoran bank harus mengisi slip setoran yang sudah disediakan
oleh bank terlebih dahulu.
i. Bukti Memorandum
Adalah bukti transaksi yang dikeluarkan oleh pimpinan perusahaan atau orang
yang diberi wewenang untuk kejadian-kejadian yang berlangsung didalam intern
perusahaan itu sendiri dan biasanya terjadi pada akhir periode seperti memo
untuk mencatat gaji pegawai yang masih dibayar.
j. Bukti Kas Masuk Dan Bukti Kas Keluar
Bukti kas masuk adalah bukti atas penerimaan uang atau kas yang dilengkapi dengan
buktinya.Contoh : kuitansi,nota. Bukti kas keluar adalah bukti transaksi
pengeluaran kas atau pembayaran.Contoh : kuitansi dari kreditur,nota kontan
asli.
ALUR BUKTI TRANSAKSI
1. Alur transaksi pembelian
proses pembelian dimulai dari permintaan bagian penjualan
atau produksi
melakukan survei pasar
menerima berbagai penawaran dari berbagai perusahaan
memutuskan supplier dengan mempertimbangkan harga, kualitas
dan layanan purna jual
membuat daftar barang yang akan dibeli
mengirimkan surat pesanan
membuat dan menanda tangani surat perjanjian dengan supplier
menerima barang
menerima barang sesuai dengan pesanan
membayar jumlah transaksi sesuai dengan prosedur pengeluaran
kas.
2. Alur penjualan tunai
proses penjualan dimulai dari permintaan pelanggan ( lisan
atau tertulis )
negosiasi
membuat dan menandatangani surat perjanjian
membuat faktur ( invoice )
memeriksa barang yang dijual
menerima pembayaran
membuat bukti transaksi
mengirim barang yang dijual
3. Alur penjualan kredit
proses penjualan dimulai dari permintaan
negosiasi
menerima aplikasi kredit
melakukan survei kepada calo§n pelanggan dimasa mendatang dapat memenuhi kewajibannya
mendapatkan persetujuan kredit dari kepala bagian kredit
dengan melampirkan bukti hasil survei
jika ya, maka dilakukan proses penjualan kredit jika tidak,
dikembalikan kepada calon pelanggan
membuat surat perjanjian penjualan kredit
membuat bukti transaksi
menyerahkan barang
4. Alur penerimaan kas
dimulai dari terjadinya transaksi yang menyebabkan
penarimaan kas§
misalnya penjualan tunai, penerimaan piutang dan lain-lain
memeriksa bukti transaksi dari bagian penjualan
menghitung jumlah transaksi
menerima pembayaran
memeriksa keabsahan uang yang diterima
membuat bukti transaksi
5. Alur pengeluaran uang kas
dimulai dari transaksi pembelian tunai, pembayaran hutang,
dan pembayaran biaya- biaya
menerima bukti pembelian atau bukti pengeluaran uang lainnya
memeriksa keabsahan bukti
melekukan pembayaran
menerima bukti transaksi
internal
Transaksi internal adalah transaksi yang terjadi
yang melibatkan hanya bagian-bagian yang ada di dalam perusahaan, lebih
menekankan perubahan posisi keuangan yang terjadi antar bagian yang ada dalam
perusahaan seperti memo dari pimpinan kepada seseorang yang ditunjuk, perubahan
nilai harta kekayaan karena penyusutan, pemakaian perlengkapan kantor.
b. Transaksi eksternal
Transaksi eksternal adalah transaksi yang
melibatakan pihak luar perusahaan, seperti transaksi pembelian, penjualan,
pembayaran hutang piutang.
Jenis-Jenis transaksi
Manfaat utama dari bukti bukti transaksi adalah menyediakan bukti tertulis atas
transaksi yang telah dilaksanakan, sekaligus untuk menghindari kemungkinan
terjadinya sengketa di masa mendatang.
Bukti transaksi jika dilihat dari asalnya dibedakan menjadi :
1) Bukti transaksi internal yaitu bukti pencatatan kejadian
di dalam perusahaan itu. Biasanya berupa memo dari pimpinan atau orang yang
ditunjuk.
2) Bukti transaksi eksternal yaitu bukti pencatatan transaksi
yang terjadi dengan pihak luar perusahaan. Bukti tersebut antara lain :
a. Faktur ( invoice )
Faktur adalah perhitungan penjualan barang yang dilakukan secara kredit, dibuat
oleh pihak penjual disampaikan kepada pihak pembeli. Biasanya dibuat rangkap 2,
yang asli diberikan kepada pihak pembeli sebgai bukti pencatatan pembelian
secara kredit sedangkan kopiannya dipegang oleh pihak penjual sebagai bukti
pencatatan penjualan secara kredit.
Informasi yang harus dimuat dalam faktur antara lain :
1. Nama dan alamat penjual
2. Nomor faktur
3. Nama dan alamat pembeli
4. Tanggal pemesanan
5. Tanggal pengiriman
6. Syarat pembayaran dan keterangan mengenai barang seperti
jenis barang, kuantitas, harga satuan, dan jumlah harga.
Bagi pihak pembeli faktur yang diterimanya merupakan faktur pembelian,
sedangkan bagi pihak penjual faktur yang dikirim kepada pihak pembeli merupakan
faktur penjualan.
b. Kuitansi ( official Receipt )
Kuitansi adalah bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaran sesuatu.
Kuitansi dibuat dan ditanda tangani oleh pihak yang menerima uang dan
diserahkan kepada pihak yang melakukan pembayaran. Kuitansi umumnya terdiri
dari dua bagian, bagian pertama diberikan kapada pihak pembayar sebagi bukti
pencatatan pengeluaran uang, sedangkan bagian yang tertinggal ( Sus/ bonggol
kuitansi ) untuk sementara bias dijadikan bukti pencatatan penerimaan uang.
Sebagai bukti penerimaan uang kuitansi harus dibubuhi materai. Hal ini
ditetapkan berdasarkan UU RI tentang Bea Materai. Untuk pembayaran dalam jumlah
nominal di atas Rp 1.000.000,- wajib dibubuhi materai Rp 3.000,-
Informasi yang termuat dalam kuitansi antara lain :
1. Nama yang menyerahkan uang
2. Jumlah uang yang dibayarkan
3. Tanggal penyerahan uang
4. Nama dan tanda tangan yang menerima uang
c. Nota debet ( Debit Memo )
Nota debit adalah pemberitahuan atau perhitungan yang dikirim suatu
perusahaan/badan usaha kepada pelanggannya, bahwa akunnya telah didebet dengan
jumlah tertentu. Penerina nota debet ini akan mencatat pada akun pihak pengirim
nota pada sisi kredit.
d. Nota kredit ( Credit Memo)
Nota kredit adalah pemberitahuan atau perhitunganyang dikirim suatu perusahaan
/badan usaha kepada pelanggannya, bahwa akunnya telah dikredit dengan jumlah
tertentu. Penerima nota kredit ini akan mencatat pada akun pihak-pihak pengirim
nota pada sisi debet.
e. Cek ( Cheque )
Cek adalah surat perintah tidak bersyarat kepada bank untuk membayar sejumlah
uang tertentu pada waktu surat tersebut diserahkan kepada bank, ditandatangani
oleh pihak yang menjadi nasabah suatu bank dan memiliki simpanan pada bank
tersebut dalam bentuk giro.
Lembaran cek terdiri dari dua bagian yaitu lembar utama diserahkan kepada pihak
lain sebagai alat pembayaran, dan struk atau bonggol cek untuk dijadikan bukti
tambahan transaksi yang disatukan dengan kuitansi bukti pembayaran.
f. Bilyet giro
Bilyet giro adalah surat perintah dari nasabah suatu bank kepada bank yang
bersangkutan untuk memindahbukukan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening
penerima yang namanya disebut dalam bilyet giro pada bank yang sama atau bank
yang lain. Penerima bilyet giro tidak bisa menukarkan dengan uang tunai kepada
bank yang bersangkutan, tetapi hanya dapat menyetorkan bilyet giro kepada bank
sebagai tambahan simpanan pada rekeningnya.
g. Rekening Koran
Rekening Koran adalah bukti mutasi kas di bank yang disusun oleh bank untuk
para nasabahnya, dan digunakan sebagai dasar penyesuaian pencatatan antara
saldo kas menurut perusahaan dan saldo kas menurut bank.
h. Bukti Setoran Bank
Setiap melakukan setoran bank harus mengisi slip setoran yang sudah disediakan
oleh bank terlebih dahulu.
i. Bukti Memorandum
Adalah bukti transaksi yang dikeluarkan oleh pimpinan perusahaan atau orang
yang diberi wewenang untuk kejadian-kejadian yang berlangsung didalam intern
perusahaan itu sendiri dan biasanya terjadi pada akhir periode seperti memo
untuk mencatat gaji pegawai yang masih dibayar.
j. Bukti Kas Masuk Dan Bukti Kas Keluar
Bukti kas masuk adalah bukti atas penerimaan uang atau kas yang dilengkapi dengan
buktinya.Contoh : kuitansi,nota. Bukti kas keluar adalah bukti transaksi
pengeluaran kas atau pembayaran.Contoh : kuitansi dari kreditur,nota kontan
asli.
ALUR BUKTI TRANSAKSI
1. Alur transaksi pembelian
proses pembelian dimulai dari permintaan bagian penjualan
atau produksi
melakukan survei pasar
menerima berbagai penawaran dari berbagai perusahaan
memutuskan supplier dengan mempertimbangkan harga, kualitas
dan layanan purna jual
membuat daftar barang yang akan dibeli
mengirimkan surat pesanan
membuat dan menanda tangani surat perjanjian dengan supplier
menerima barang
menerima barang sesuai dengan pesanan
membayar jumlah transaksi sesuai dengan prosedur pengeluaran
kas.
2. Alur penjualan tunai
proses penjualan dimulai dari permintaan pelanggan ( lisan
atau tertulis )
negosiasi
membuat dan menandatangani surat perjanjian
membuat faktur ( invoice )
memeriksa barang yang dijual
menerima pembayaran
membuat bukti transaksi
mengirim barang yang dijual
3. Alur penjualan kredit
proses penjualan dimulai dari permintaan
negosiasi
menerima aplikasi kredit
melakukan survei kepada calo§n pelanggan dimasa mendatang dapat memenuhi kewajibannya
mendapatkan persetujuan kredit dari kepala bagian kredit
dengan melampirkan bukti hasil survei
jika ya, maka dilakukan proses penjualan kredit jika tidak,
dikembalikan kepada calon pelanggan
membuat surat perjanjian penjualan kredit
membuat bukti transaksi
menyerahkan barang
4. Alur penerimaan kas
dimulai dari terjadinya transaksi yang menyebabkan
penarimaan kas§
misalnya penjualan tunai, penerimaan piutang dan lain-lain
memeriksa bukti transaksi dari bagian penjualan
menghitung jumlah transaksi
menerima pembayaran
memeriksa keabsahan uang yang diterima
membuat bukti transaksi
5. Alur pengeluaran uang kas
dimulai dari transaksi pembelian tunai, pembayaran hutang,
dan pembayaran biaya- biaya
menerima bukti pembelian atau bukti pengeluaran uang lainnya
memeriksa keabsahan bukti
melekukan pembayaran
menerima bukti transaksi
Tidak ada komentar:
Posting Komentar